【Access】初心者からVBAまでまるわかりおすすめ参考書

【Access】見積書を自作で開発し作成してみようと心にきめる!【イメージ動画あり】

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アクセス【Access】
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職業訓練校でAccessの基礎を勉強し、自分のスキル確認もかねて、Excelの見積書からAccessでの見積書を作ってみようと思いました。

実際、業務で使えるものが完成するかは未知数でしたが、何事もチャレンジ!と思い、行動に移りました。

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【Access】見積書を自作で開発し作成してみようと心にきめる!

Accessで見積書作成しようと思ったきっかけ

職業訓練でAccessの基礎を勉強するまではExcelマクロが少々使えるくらいの知識しかなく、Accessは概要はなんとなくわかるけど、Accessを使って自分で見積書を開発するなんてことは考えたことがなかったです。

その後、せっかく職業訓練でAccessの基礎を勉強したので、実際に実務で使えるようなものが作れればいいなぁと思ったのがきっかけでした。

もともとは会社ではExcelの見積書を使っていて、みんな各自、個人フォルダに保存するため、見積書を作成した担当が休みだとデータを探すのに苦労しました…。

見積書は各自、自分専用のファイルを作って統一感のない名前や自分でさえどこに保存したかわからないような状況…。

マクロでExcelファイルを管理

当時、Excelの知識しかなった私ができる精いっぱいの対策は『Excelでマクロを使って指定フォルダ内に保存できるシステムを作ること』でした。

見積書のファイル名にはルールを作りました。

『見積№+顧客名+商品名(一行目のみ)+作成日』で同一ファイルで保存されるように作ったのですが、これまた問題が発生。

マクロでは『/(スラッシュ)』などの記号は保存できないということでした。

※のちのち知ったんですが全角ならOKみたいです。

ということで、保存する前にポップアップの注意書きを表示するようにしましたが、またもや問題発生!

長年使っていると、下の図のようになります…。

Excelの弱点

Excelで見積書を作るとファイルがこうなる…↓(これは氷山の一角)

全部Excelの見積ファイル。(見えてないけど、他にもたくさんあります…)

見積書のファイル名が長いこともあったり、ファイルががんがん増えていって手がつけられない状態に…。

正直、これではかえって探しにくい状態になりました。

何カ月おきかにフォルダを作ってファイルを移動させていたんですが、その作業もなんかめんどくさい(笑)と感じる日々。

ちなみに、わが社のメンバーは私もですがPC関係にはかなりうといです。

それでも私はMicrosoftoffice関係は使えるほうだったので、なんとか会社のみんなが楽に使えるようなシステムを作りたいなと思っていました。

社内のメンバーは、POSレジが導入されたときもできれば触りたくない…とみんなひいていたんで、見積書もExcelとはいえ、けっこう抵抗があったみたいですが、やっと最近、見積書に自分から手を出してくれるようになってきてくれるようになったんです。

使うことによって、怖くないよ、壊れないよ、壊れても大丈夫です!っていう自信をつけてもらいたいなぁと思っていました。

この状況を救ってくれたのは…Access!

先ほどの図を見ていただいたとおり、Excelで見積書を作成してファイル内に保存を1年間ためるとかなりの見積書の量になるので何とかしたいなぁ…というところでAccessの出番!

Accessベースの見積書にするとこれがひとつの画面ですむんですね。

これならみんな共通の場所に保存出来て、探しやすいです。

Accessでの見積検索結果画面

もし増えていってもVBAで更新ボタンとか作って古いものは別テーブルに移すなどの処理をするように作ればいいかなと。(まだ作ってませんが)

ぜひ、うちの会社でもそうしたい~♪ってことで私のAccessとの戦いが始まったのでした。

見積システムの新規登録動画作ってみました。

こんな感じのイメージで作りました。

今後はこちらの作り方を掲載していきたいと思っています。

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